商旅费控是企业经营中重要一环,对企业员工而言,报销流程、审批繁琐,需要自己垫付费用,报销周期长;对财务人员而言,财务管控难度大,人工审核压力大,审核对账时间长、效率低,付款流程割裂;对业务领导而言,业务审批事项繁杂,费用控制风险控制难度大;对管理层而言,费用政策落实难,商旅支出隐藏着诸多风险。
企业商旅支出面临的风险到底有多大?
近日,由“一张商旅发票”而引发的行政处罚再次为我们敲响警钟。
事件简述:
某公司一项商旅费用报销中只附了一张发票,由于仅靠一张发票并不足以支撑业务的真实合理性,故产生如下处罚。
处罚事由:
经检查,该单位的账簿、记账凭证发现3份增值税普通发票所列支的住宿费、培训费、会议费,并没有发现住宿费、培训费、会议费相关参与列支人员的交通费用(如飞机票、高铁车票等)列支账载情况。事件中的发票为已证实虚开发票。
对企业的警示:
仅靠一张发票并不足以支撑业务是真实合理的,只依赖于一张发票入账,无论是在企业内部控制管理还是税务管理上都存在漏洞和风险。对于一些特殊的交易类型,往往需要除了发票以外的其他材料才能共同支撑事件的真实发生。
随着金税四期的应用与“双随机,一公开”制度的贯彻,意味着企业在经营中只有提前做好财税规划,合法合规,才能降低税务风险。而在传统的商旅费用报销流程中,企业需要进行收集、审核、报销、入账、归档等多个环节,难免存在漏洞,再加上相关管理人员的时间、精力有限,也很难对企业的财务、税务、支出、经营等问题进行全方位、深入的分析和掌握。
用友BIP商旅及费控服务,作为商旅支出管理专家,从报销的上游环节入手,打通企业外部的商旅平台,同时纳入企业的对公采购支付和营销费用、间接采购,将报销的边界从费控拓展到场景,报销流程更规范。
预定即合规,稽核很智能
用友BIP商旅及费控服务通过强大的规则引擎工具可视化配置,将多元化的大型企业差标进行规范化管理,把预算编制、差标引擎导入商旅预订流程中,员工在预定商旅产品时,自动匹配差旅标准,实现企业商旅合规化精细化管控,将集团的差旅制度落地执行,保障预定即合规,提升企业商旅支出管理水平。
附件预设置,票据很规范
报销时,应附与经济业务事项有关的合法合规的原始凭证及附件,包括:单位自外部取得的合法凭证、单位内部自制凭证及相关资料。
通过用友BIP商旅及费控服务,可以通过预先在基础配置中设置“交易类型-附件类型”,规范具体各个发票类型、费用项目所需要附加的支撑材料,帮助企业更加合理合规的进行报销业务。
以会务费为例,在会议费的报销中,可以限制其必须上传会议相关的会议通知,会议现场照片等材料。
通过规则设置,在进行会务费报销时,一旦消费类型为会议费时,则必须提交附件材料,否则无法报销。
除会议费之外,住宿费、培训费等多种费用均可对“交易类型-附件类型”的配置,使得企业依据自身的需要,更加灵活和具体地规范整个报销的流程,使得商旅费用支出管理更加合规合法。
用友BIP商旅及费控服务,通过商旅支出管理过程中的事前规则预置、事中预订管控、事后自动核算及费用分析的流程化全过程,对企业消费支出场景的全面聚合和预算、差规、稽核、补助等管控规则的业务端前置,使得业、管、财、资、税、档形成有机融合,业务数据映射财务科目,业财数据实时转化,有效降低税务风险。
作为商旅支出管理专家,用友BIP商旅及费控服务为企业商旅支出提供最优推荐、合规预定、损失分析、资源直连、智能拼房、私车公用6大数智化强力解决方案,助力企业费用节省30%,预算高效管控!
文章来源:用友BIP