敢问哪家企业没有合同？合同管理不简单是登记、归档，而是根据合同数据，能够对收、支等大类进行详细的数据分析，帮助老板决策，如果你搞不懂合同管理，这篇文章能帮你！

本文带您详细了解：

用友软件深耕ERP/进销存行业领域15年，这里将有100多个管理方法的干货科普。

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Part. 01

合同管理主要管什么？

（一）合同管理的定义

合同管理是指企业对合同的起草、审核、签订、执行、变更、终止等全过程进行系统化、规范化的管理。

（二）项目型企业为什么需要合同管理？

项目型企业老板在日常经营中是否常遇到合同执行不力、纠纷频发的问题？对项目型企业而言，有效的合同管理不仅能避免潜在的法律风险，还能提升经营效率和优化资源配置。

1.预防控制风险：   

项目型企业涉及复杂的合同关系，从供应商合同到客户合同，常遇需求变更、成本超支、进度延误等风险。合同管理通过明确各方权责、设定变更条款、建立风险分担机制等方式，为风险应对提供法律支撑和解决方案，助力企业快速应对突发情况，减少损失。

2.提高经营效率：   

合同管理规范化可加速审批，缩短交易周期。电子化系统实时监控执行，及时解决问题，提升经营效率，加速资金周转，增强客户满意度。

3.优化资源配置：   

合同管理有助于企业精准预测未来需求。分析条款，合理分配资源，优化预算，确保资源有效配置，提高资源利用效率。

Part. 02

企业为什么重视合同管理？

（一）分析项目型企业业务模式

项目型企业是以项目为主营业务的企业，其业务模式主要围绕项目的策划、执行和管理展开。为了更好地理解这些企业的运作方式，我们需要深入剖析它们的业务模式。以下是几种常见的项目型企业业务模式：

 工程建设项目：

 • 固定总价合同：此类合同规定了工程的总造价，在此框架下，企业需要控制成本，确保项目按时按质完成。

 • 成本加酬金合同：这种模式下，企业按照实际发生的成本加上一定的利润来获得报酬，适用于风险较高的大型项目。

 • 设计-建造一体化：企业承担从设计到施工的全过程，需要具备较强的综合能力和协调能力。

 信息技术服务项目：

 •软件开发外包：企业为客户提供定制化的软件解决方案，需遵循严格的时间节点和技术要求。

 •系统集成项目：整合不同来源的信息技术产品和服务，形成完整的解决方案，要求企业具备强大的资源整合能力。

 •运维服务：为已有的信息系统提供维护和支持服务，确保系统的稳定运行。

……

（二）合同管理为什么对项目型企业很重要？

对于项目型企业而言，合同管理不仅关乎单个项目的成败，更是企业信誉、资源配置、风险控制等多方面能力的综合体现。因此，强化合同管理，既能提升运营效率，也是推动企业持续发展的关键。

1. 规范流程：通过制定标准合同模板明确责任，预防纠纷；建立严格审批流程，跨部门审核以降低法律风险与财务风险。

2. 数据分析：利用合同数据，分析项目成本、周期和利润率等关键指标的变化趋势，为管理决策提供科学依据。

Part. 03

企业合同管理6大核心模块

下面以用友旗下畅捷通出品的好业财ERP软件为例，将合同管理的核心模块分为收入合同管理、支出合同管理、母子合同管理、保证金管理、合同执行报表、档案与期初。 

·  收入合同管理 ·    

收入合同，是企业盈利的直接来源。有效的收入合同管理包括对客户审核、条款清晰及款项跟进。这需要标准化合约模板来保证条款无误，并设动态监控系统追踪执行，及时应对潜在问题。

1、实时查询收入合同信息，包括合同编码、客户、应收确认计划、合同条款、合同附件等信息，支持执行合同的生效、废止、变更、终止及完结等管理操作。

2、实时查询合同进度，包括所有收入确认及收款计划阶段执行情况。

3、设置“预计确认日期”和“收款到期日”日期进行提前预警和逾期报警。并标记【逾期】状态。基于这些日期，可预测资金动向。随后，按需自动生成收入确认文件及收款凭证。

·  支出合同管理 ·    

相较于收入合同，支出合同管理侧重于成本控制。中小企业采购与外包时，需严控预算，通过招标比价削减成本。合同管理应详尽且审批严格，确保支出合理，规避浪费。同时，定期审查合同执行，分析成本数据，为未来控制提供参考。

1、实时查询支出合同信息，其中包括合同名称、合同起/止日期、供应商、负责部门、业务员等信息。并能对合同进行生效/失效、变更、关闭、完成等操作。

2、查看支出确认和付款计划，观察逾期情况，及时进行付款，自动生成支出确认单和付款收据。

 母子合同管理 ·    

母子合同指的是主合同与其附属的子合同之间关系的管理。对于涉及多个子项目或分期实施的大型合同，母子合同管理显得尤为重要。通过主合同（母合同）与子合同界定各阶段职责、时间与付款条件，构建清晰管理框架。中小企业处理复杂项目时宜采用，以保障项目流畅，并利于风险管控与成本跟踪。

1、实时查询母子项目合同信息，包括项目编码，立项日期，项目周期、客户、负责部门等信息。

2、查看项目执行进度，明确合同进度

3、可通过筛选主/子项目查询项目合同、往来资金等信息

·  保证金管理 ·    

保证金，是合同履行的一种担保机制。保证金管理涉及到保证金的收取、退还以及违约时的处理方式。有效的保证金管理，有助于降低违约风险，保护企业免受损失。通过监控保证金的状态，企业可以在对方违约时迅速采取行动，减少损失。

支付保证金流程

支付甲方保证金时，系统录入付款单，类型包括支付保证金/押金/借款。生成方式有两种：

 一是基于收入合同自动生成，自动填入保证金金额；

 二是手工录入无来源付款单。此付款单不进行核销处理。

·  合同执行报表 ·    

合同执行报表提供了合同履行的实时视图。中小企业应定期编制合同执行情况报告，包括合同签订率、履行进度、收付款情况等关键指标，辅助管理层决策。通过数据分析，及时发现合同管理中的薄弱环节，采取措施改进，提升运营效率。

实时查询每个收入合同、支出合同的执行情况，包括合同总金额、保证金情况、累计收入/支出的确认、累计收款/付款情况、合同未执行情况等方面的详细信息。

·  档案和期初 ·    

合同档案管理是合同管理的关键首尾环节。中小企业应构建电子合同档案系统，便于分类、检索与长期保存。期初时，需全面梳理既有合同，确保信息准确完整，为新阶段管理打下坚实基础。

1、导入收入合同，通过下载期初收入合同excel表，维护收入合同信息，导入后自动生成期初收入确认单、期初收款单、期初销售发票等。

2、通过收入合同看板，可查询这个期初合同所有的单据信息

3、可通过查询收入合同看板，盈利分析，查询到期初收入合同的期初成本信息。

Part. 04

中小企业如何做好合同管理？

（一）项目立项与合同签署   

1. 明确项目目标与范围
项目启动需明确目标、成果、里程碑及预算，确保共识，避免后期纠纷。

2. 精选合作伙伴
通过市场调研、资信审核、过往业绩评估等方式，精心挑选合作伙伴，降低合作风险，提升项目成功率。

3. 细化合同条款
合同应合同应详述双方权责、服务、质量、付款、违约及争议解决，针对可能出现的风险点，提前设定预防措施和补救方案。

4. 正式签署
合同无误后正式签署生效，保存原件及电子档，为后续执行提供法律支持。

（二）动态监控，确保执行 

1. 建立动态管理机制
利用项目管理软件，实现对合同执行进度的实时监控，确保项目按计划推进。

2. 严格质量控制
依据合同条款，对服务或产品的质量进行严格把关。采用阶段性验收、随机抽查等方式，确保项目成果符合预期。

3. 资金管理
严格按照合同约定的付款节点和条件支付款项，避免资金挪用或超支。同时，建立应收账款管理机制，确保及时回收款项，维护企业现金流健康。

（三）合同变更与终止     

1. 变更机制
建立灵活的合同变更机制，明确变更流程、审批权限及责任划分，确保合同变动或违约时能迅速行动，按条款应对，维护企业权益。

2. 合同终止
对于合同终止，首先要在合同中明确合同终止的条件，再依据合同条款，妥善处理后续事宜，避免法律纠纷。

（四）档案管理与分析    

1. 电子档案系统
建立完善的档案管理系统，对合同文档进行分类、归档与备份，便于后续查询与审计。

2. 数据分析
通过对合同执行情况的数据分析，可以发现管理中的不足之处，为改进提供方向。如统计违约与延期情况，可评估合作方可靠性，优化供应链管理。

本期分享结束，如果您有进销存、财务软件、项目管理、项目核算、线上商城、ERP等需求，或者遇到任何企业管理问题——

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